Firmenwagen-Kosten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Ein Firmenwagen bringt wie jedes andere Auto bestimmte Kosten mit sich. Neben den Fixkosten kommen weitere variable Aufwendungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hinzu. Hier bekommst  du einen Überblick über die Kosten für einen Firmenwagen und erfährst auch, wer diese Zahlungen übernimmt.

Welche Kosten erzeugt ein Firmenwagen?

Wer einen Dienstwagen kauft und nutzt, muss mit Aufwendungen rechnen, die das Fahrzeug verursacht. In den meisten Fällen trägt der Arbeitgeber diese Kosten, während für Angestellte lediglich ein geldwerter Vorteil entsteht, der versteuert wird. Allerdings besteht die Option, dass sich Arbeitnehmer an den Kosten für einen Firmenwagen beteiligen.

Kaufpreis und Versicherungskosten eines Firmenwagens

Die Kosten für den Kauf oder das Leasen eines betrieblichen Autos übernimmt immer der Arbeitgeber. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzen wird. Der Flottenmanager im Betrieb wählt das Fahrzeug aus und entscheidet daher, welcher Preis für den Dienstwagen angemessen erscheint. Dabei spielt es jedoch eine besondere Rolle, zu welchem Zweck der Firmenwagen erworben wird. Normalerweise nutzt der Arbeitnehmer das Fahrzeug, um seine beruflichen Aufgaben zu erfüllen.

Doch nicht jedes Auto ist beispielsweise dafür geeignet, längere Strecken auf der Autobahn zurückzulegen oder als Transporter zu dienen. 

Deshalb spielen bestimmte Merkmale wie Komfort, Ladevolumen oder Sicherheitsfunktionen eine Rolle, wenn es um Kauf oder Leasing geht. Davon abhängig gestalten sich auch die Kosten für den Firmenwagen, die sich von Modell zu Modell stark unterscheiden.
Zusätzlich zu den Kauf- oder Leasingkosten trägt ein Unternehmen auch die Kosten für die Versicherungskosten für Dienstfahrzeuge. Für jeden Firmenwagen muss eine Haftpflicht-Versicherung abgeschlossen werden. Darüber sind die Arbeitnehmer, die den Dienstwagen nutzen, gegen Personen- und Sachschäden abgesichert. Bedarfsweise macht es zusätzlich Sinn, eine Vollkasko-Versicherung oder Teilkasko-Versicherung abzuschließen.

Wer zahlt die Steuer für den Firmenwagen?

Die für das Fahrzeug anfallenden Steuern übernimmt ebenfalls der Arbeitgeber. Dabei haben Faktoren wie der Tag der Erstzulassung, die Hubraumgröße und die Werte für ausstoßende Schadstoffe einen Einfluss auf die Höhe der Kfz-Steuer. Daraus ergibt sich, dass umweltfreundliche Firmenwagen mit Elektroantrieb oder Hybridmotoren vorteilhaft sind, weil dadurch die Steuerzahlungen niedriger ausfallen können.

Obwohl das Unternehmen die Kfz-Steuer für den Firmenwagen an das Finanzamt begleicht, müssen Arbeitnehmer noch den geldwerten Vorteil versteuern, der bei Privatnutzung des Firmenwagens entsteht. Dadurch erhöht sich das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers. Zwei Modelle lassen sich hier anwenden: die pauschale Ein-Prozent-Regelung oder ein Fahrtenbuch. Welche Variante besser ist, hängt konkret vom Anteil der Privatnutzung ab. Mit einem Firmenwagenrechner lässt sich das einfach ermitteln.

Werkstatt-Kosten und Reparaturen

Jedes Fahrzeug muss irgendwann in die Werkstatt, auch ein Firmenwagen. Der wird für dienstliche und private Fahrten genutzt und erreicht demzufolge schnell eine hohe Laufleistung mit entsprechender Kilometerzahl. Das wirkt sich auf den Verschleiß des Autos aus. Die Aufwendungen für den Besuch in der Werkstatt zur Inspektion oder für notwendige Reparaturen trägt der Arbeitgeber. Häufig beinhalten Angebote für das Firmenwagen-Leasing solche Leistungen wie Wartung und Service bereits, sodass hier keine unerwarteten Mehrkosten entstehen.

Betriebskosten für einen Firmenwagen

Zu den Betriebskosten für einen Firmenwagen gehören allgemein alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Die Kosten dienen dazu, das operative Geschäft aufrecht zu erhalten. Sie lassen sich in variable und fixe Betriebskosten unterscheiden und können steuerlich abgesetzt werden. Kosten für den Firmenwagen, die als dienstliche Aufwendungen anfallen, sind Kraftstoffkosten, Wartungskosten und die Gebühren für das Parken oder eine Maut, etwa bei Fahrten ins Ausland.

Kostenbeteiligung für Arbeitnehmer am Firmenwagen

Arbeitnehmer stellen sich hin und wieder die Frage, ob sie sich an den Kosten für den Dienstwagen beteiligen können. Normalerweise zahlen Arbeitgeber anfallende Ausgaben für den Firmenwagen. Nutzt jemand das Fahrzeug auch privat, ist der geldwerte Vorteil durch den Arbeitnehmer zu versteuern. Es besteht jedoch die Option, dass sich beide Parteien die Kfz-Kosten teilen. Dafür gibt es mehrere Varianten, die teilweise steuerliche Vorteile haben.

Zum einen können Arbeitgeber und Angestellter ein Entgelt für die private Nutzung vereinbaren. Dieser Betrag wird direkt vom Nettolohn abgezogen, allerdings ist das Nutzungsentgelt nicht als Werbungskosten von der Steuer absetzbar. Stattdessen vermindert der Betrag den zu versteuernden geldwerten Vorteil. Je nach Ausgestaltung sinkt er sogar bis auf null. Auch einmalige Zahlungen des Angestellten an den Arbeitgeber, etwa zum Kaufpreis, reduzieren den geldwerten Vorteil.

Zum anderen ist es möglich, dass Mitarbeiter tatsächliche Kosten übernehmen, indem sie Spritkosten, Reparaturkosten oder die Kfz-Steuer und Haftpflichtversicherung selbst bezahlen. Bis 2016 war diese Variante steuerlich gesehen die schlechtere Wahl. Der Arbeitnehmer konnte die einzelnen Kosten nicht als Werbungskosten absetzen und auch den geldwerten Vorteil nicht verringern. Werbungskosten sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Ausüben der Arbeit entstehen. Der Bundesfinanzhof entschied jedoch, dass alle vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten für Haltung und Nutzung eines Dienstwagens bei der Ein-Prozent-Methode gegenzurechnen sind.

Unfall mit dem Firmenwagen: Wer zahlt den Schaden?

Auch die sicherste Fahrweise verhindert nicht zwingend einen Unfall mit dem Firmenwagen, gerade wenn sich andere Verkehrsteilnehmer schuldhaft verhalten. Wer mit dem privaten Pkw einen Unfall hat, trägt die Kosten über die eigene Versicherung selbst. Doch wie ist das bei einem Unfall mit dem Dienstwagen geregelt? Es stellt sich die Frage, welche Versicherung dann den Unfallschaden begleicht.

Wer haftet, hängt vom Unfallverursacher ab. Darüber hinaus muss geklärt werden, ob es eine betriebliche oder private Fahrt gewesen ist, als der Unfall passierte.

Grundsätzlich tritt die Kfz-Versicherung des Arbeitgebers bei Unfallschäden ein. Falls der Unfall im Rahmen einer Privatnutzung des Firmenwagens passierte, besteht die Möglichkeit, dass auch der Arbeitnehmer über eine Selbstbeteiligung einen Anteil der Kosten übernimmt. Entscheidend dafür ist, was im Arbeitsvertrag und bei der Überlassung des Autos schriftlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurde.

Selbstbeteiligung bei einem Firmenwagen

Kommt es mit dem Firmenwagen zu einem Unfall, an dem der Angestellte keine Schuld trägt, übernimmt die Haftpflichtversicherung des Unfallverursachers vollumfänglich die Kosten. Komplizierter stellt sich die Sache dar, wenn der Arbeitnehmer eine Teilschuld hat oder selbst den Unfall verursacht hat. Hier spielt der Grad der Fahrlässigkeit für die Kostenbeteiligung eine wichtige Rolle.

Bei leichter Fahrlässigkeit kommt meist der Arbeitgeber beziehungsweise dessen Versicherung für die Unfallschäden auf. Eine mittlere Fahrlässigkeit führt dazu, dass der Arbeitnehmer bereits anteilig haften muss. Grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz haben zur Folge, dass die Unfallkosten für den Firmenwagen vollständig durch den Nutzer getragen werden müssen.

Haftung für Privatfahrten mit dem Firmenwagen

Wenn ein Arbeitnehmer nicht im Sinne der im Arbeitsvertrag aufgeführten Aufgaben unterwegs ist, handelt es sich um eine private Fahrt. Kommt es dabei zu einem Unfall mit dem Dienstwagen, haftet der Arbeitnehmer allein für die entstehenden Kosten. Wenn das Fahrzeug eine Vollkasko-Versicherung besitzt, muss er jedoch nur die Selbstbeteiligung zahlen.

Kosten sparen mit einem elektrischen Firmenwagen

Die Betriebskosten lassen sich mit einem Elektro-Firmenwagen im Vergleich zu einem Fahrzeug mit Verbrenner deutlich reduzieren. Grund dafür sind verschiedene Regeln, die einen Firmenwagen mit Elektroantrieb attraktiver machen.

Der Strom zum Aufladen des elektrischen Dienstwagens ist steuerfrei, wenn er an der Ladestation des Arbeitgebers gezapft wird. Nutzt ein Arbeitnehmer eine öffentliche Ladestation, erhält er vom Arbeitgeber gegen Nachweis einen steuerfreien Auslagenersatz. Zusätzlich akzeptiert das Finanzamt eine Auslagenpauschale für das Laden des E-Autos zuhause. Die Pauschalen dafür haben sich 2021 sogar noch einmal erhöht.

Auch die Versteuerung des geldwerten Vorteils fällt bei einem elektrischen Firmenwagen geringer aus. Es werden nur 0,5 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert. Bei reinen Elektroautos mit einem Listenpreis unter 60.000 Euro sind es sogar nur 0,25 Prozent.

Der KINTO Firmenwagen-Ratgeber