Flottenmanagement im Unternehmen

Große Unternehmen und Konzerne betreiben ein modernes Flottenmanagement mit mehreren, zum Teil hunderten Fahrzeugen. Die Digitalisierung führte auch in diesem Bereich dazu, dass die Steuerung und Verwaltung von großen Fahrzeugflotten digital und automatisiert erfolgt. Dadurch verbesserte sich die strategische Planung sowie die Sicherheit der Fahrzeuge und Fahrer. Doch was ist mit dem Begriff des Flottenmanagements gemeint und wie funktioniert Flottenmanagement? Erfahre hier mehr zu diesem Thema.

Flottenmanagement einfach erklärt

Für das Flottenmanagement, das häufig auch als Fuhrparkmanagement bezeichnet wird, existiert keine allgemeingültige Definition. Meist bezieht sich der Begriff auf die effiziente Verwaltung von jeglichen Fahrzeugen, oft innerhalb einer Fahrzeugklasse. Dazu zählen beispielsweise Pkw, Lkw, Busse oder auch Bahnen. Effizienz steht dabei im Kontext der Digitalisierung, die sich auf alle Bereiche erstreckt, die innerhalb eines Flottenmanagements relevant werden. Als Beispiele lassen sich das Planen und Steuern von Strecken oder auch das Überwachen von Fahrzeugen nennen.

Flottenmanagement umschreibt also nicht nur eine Gruppe von Fahrzeugen, wie das oft angenommen wird. Darüber hinaus werden mithilfe von Parametern die Wegstrecken von Fahrzeugen oder Verkehrsmitteln aufeinander abgestimmt und optimiert. Das Ziel ist es, bereitstehende Ressourcen bestmöglich einzusetzen und neue Probleme frühzeitig zu erkennen.

Im digitalen Flotten- und Fuhrparkmanagement kommen softwaregestützte Systeme zum Einsatz. Diese Anwendungen basieren auf GPS-Daten und technischen Informationen zur Fahrzeugflotte. Generell kann eine Flotte aus wenigen Fahrzeugen bestehen oder einen ganzen Fuhrpark umfassen. Das heißt, auch bei wenigen Fahrzeugen zahlt sich der Einsatz einer digitalen Verwaltungssoftware bereits aus. Doch wie funktioniert diese Technologie in einem Unternehmen?

Wie funktioniert Flottenmanagement?

Analoges Fuhrparkmanagement kommt inzwischen kaum noch zum Einsatz und gilt als wenig effizient. Im Zuge der Digitalisierung unterstützen Software-Anwendungen modernes Flottenmanagement. Sie helfen Flottenmanagern aktiv dabei, Flotten zu verwalten, Fahrzeuge zu orten oder Routen zu planen. Hier ist häufig Telematik als Technologie integriert, um über intelligente Systeme, Verknüpfungen und Sensoren die Daten einer Fahrzeugflotte auszuwerten und zu steuern.

Im Mittelpunkt steht demnach das Tracking von Fahrzeugen durch Technik, die auch dem Internet der Dinge nahe steht. Die Visualisierung einer Flotte über Analyse-Tools und Apps ist mindestens genauso wichtig wie Hardware- und Elektroniksysteme. Erst dadurch werden die gesammelten Daten nützlich, um sie mit weiteren Funktionen und Services zu verwenden. Dazu zählen etwa frühzeitige Warnungen bei technischen Störungen oder Reparaturhinweise sowie automatisierte Notrufe und das Tracking gestohlener Fahrzeuge.

Im Normalfall betreiben externe Dienstleister die Software-Anwendungen, sodass die internen Strukturen eines Unternehmens entlastet werden. Flottenmanager behalten trotzdem den Überblick über ihre großen Fahrzeugflotten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Fuhrparks.

Aufgaben im Flottenmanagement

Um eine Flotte von Fahrzeugen im Unternehmen zu koordinieren, übernehmen die verantwortlichen Mitarbeiter eine Reihe von Aufgaben.

Verwaltung

Ein wichtiger Teil des Flottenmanagements ist das Verwalten von Unterlagen. Dazu zählen beispielsweise Kaufverträge, Policen für die Versicherung oder Dokumente wie Übergabeprotokolle oder Rechnungen. Auch die Betriebskosten wie Ausgaben für Kraftstoffe oder Serviceleistungen werden in einer entsprechenden Software dokumentiert und gespeichert. So lassen sich Daten erheben, mit dessen Hilfe später Statistiken entstehen. Diese dienen dazu, ein Controlling der Fahrzeugnutzung durchzuführen und sie im Bedarfsfall zu regulieren.

Ebenso gehört dazu, Fahrzeuge effizient einzusetzen und für Mitarbeiter zu reservieren. Ein gut verwaltetes Flottenmanagement bringt wesentlich den Vorteil mit sich, alle Ressourcen passend zum Bedarf zu verwenden. In vielen Anwendungen lassen sich digital die Fahrerlaubnis oder Nachweise der Fahrer kontrollieren. Meist kommen in Fahrzeugflotten auch Tankkarten zum Einsatz, weil sie finanzielle Vorteile bieten und die Dokumentation der Tankvorgänge vereinfachen.

Routenplanung

Durch Telematik, also Daten und Wissen über Geschwindigkeit, Bremskraft sowie Kraftstoffverbrauch, wird das Fahren der gesamten Flotte deutlich wirtschaftlicher gestaltet. Durch exakte Routenplanung ist es darüber hinaus möglich, die Mobilität der Flottenfahrzeuge zu optimieren. Fahrt- und Standzeiten lassen sich besser planen und Besuche bei Kunden einfacher koordinieren.

Außerdem ist es möglich, ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Dies dient dazu, private und betriebliche Fahrten zu trennen. Nur so können Nutzer eines Firmenwagens steuerliche Vorteile gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Zusätzlich lassen sich mit dem Betrieb einer Flotte auch Vorteile bei Versicherungen aushandeln. Weil die Verkehrssicherheit durch die Nutzung von Fleet-Management nachweislich steigt, kommen Versicherungsanbieter beim Versicherungspreis entgegen.

Fahrzeugortung

Fuhrparkmanagement-Software funktioniert mithilfe von GPS-gestützten Systemen. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit, die zurückgelegten Routen der genutzten Fahrzeuge nachzuvollziehen und gegebenenfalls zu optimieren. Auch Ladevorgänge bei elektrischen Fahrzeugen in der Flotte lassen sich durch genaue zeitliche Abstimmungen verbessern. Außerdem bietet eine GPS-Ortung von Autos in Ruhezeiten auch Schutz vor Diebstahl.

Anwendungsbereiche und Vorteile von Fahrzeugflotten

Durch digitales Flottenmanagement steigern Unternehmen ihre Transportleistung und optimieren Lieferketten. Das heißt, Flottenmanagement ist prinzipiell für jedes Unternehmen interessant, das in der Logistikbranche agiert. Intelligente Lösungen und Telematik-Systeme schaffen in dieser Branche einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern.

Der klassische Anwendungsbereich von Fleet-Management ist sicherlich der Fuhrpark. Dabei profitieren sowohl die Fuhrparkleitung, der Fahrer, der externe Dienstleister, das Controlling und der HR-Bereich von einem betrieblichen Online-Portal. Generell sollten Unternehmen bereits ab drei oder vier Fahrzeugen über eine Fleet-Management-Software nachdenken.

Zusammengefasst bietet die Digitalisierung unternehmerischer Fuhrparks die folgenden Chancen:

Der KINTO Firmenwagen-Ratgeber